Folder「取引先の名前は覚えているのに、どのファイルに書いたか思い出せない」。ファイル名で見つからないとき、頼りになるのがファイルの中身の検索です。ところが Windows では、書類がどこに置いてあるかで、中身を探せるかどうかが変わります。
結論：パソコンの中のフォルダなら、Windows の検索（エクスプローラーの検索窓）で Excel・Word の中身まで探せます。Google ドライブや NAS などの共有フォルダは Windows の索引に入らないため、中身の検索は遅く、事実上使えません。共有フォルダで探すなら、中身まで手元に索引を作るソフトを使います。
Windows の検索で探せる場所・探せない場所
| 書類の置き場所 | エクスプローラーで中身を探すと |
|---|---|
| パソコンの中（デスクトップ・ドキュメントなど） | Windows の索引を引くので速い。Excel・Word・PDF の中身も探せる |
| Google ドライブ（パソコン版）・NAS・社内のファイルサーバー | 索引に入らないので、毎回フォルダを見て回る。中身まで探すと分単位でかかる |
私たちの会社の Google ドライブ（24,736 ファイル）で、メモや CSV などの中身をエクスプローラーと同じやり方で探したところ、1回あたり 131〜153 秒かかりました。ほとんどの時間は、ファイルを1つずつ見て回ることに使われています（測り方の詳細）。
やり方1：パソコンの中の書類は、Windows の検索で探す
パソコンの中のフォルダなら、エクスプローラーの右上の検索窓に言葉を入れるだけで、Excel・Word の中の文字も探せます。見つからないときは、Windows の「インデックスのオプション」で、そのフォルダが索引の対象に入っているかを確かめてください。
※ 索引が効く場所では、Windows の検索の速さは十分です。私たちが測ったパソコンの中のフォルダ（968 ファイル）では、中身の検索は 0.04〜0.15 秒でした。
やり方2：共有フォルダは、まず「場所を絞って」探す
共有フォルダでどうしてもエクスプローラーで探すときは、いちばん上で探さず、ありそうなフォルダを開いてから検索します。見て回る数が減るぶん、早く終わります。エクスプローラーのフォルダ オプションには「ファイル名と内容を常に検索する」という設定もありますが、共有フォルダでは非常に時間がかかります。
やり方3：中身まで手元に索引を作るソフトを使う
共有フォルダの書類を毎日探すなら、Excel・Word の中身までパソコンの中に索引を作るソフトを使うのが確実です。一度索引を作れば、検索のたびに見て回らないので、共有フォルダでもすぐ結果が出ます。
私たちが作っている FolderOS（フォルダーOS）は、エクスプローラーと同じ手つきのまま、次のファイルの中身を探せます。
| 種類 | 中身を探せるもの |
|---|---|
| Word（.docx）・PowerPoint（.pptx） | 本文の文字（1ファイル 8MB まで） |
| Excel（.xlsx） | セルに入っている文字（取引先名・品名・メモなど。1ファイル 8MB まで） |
| 文字の入っている PDF（16MB・200 ページまで） | |
| メモ・CSV など | テキストの中身（1ファイル 512KB まで） |
同じ Google ドライブで、FolderOS は中身の検索を 0.08〜0.27 秒で返しました。パソコンの中のフォルダでも、Windows の検索とほぼ同じ速さで、Word・Excel・PowerPoint の中身を見つけています。
正直に書いておくこと（探せないもの）
- Excel の数字・数式は探せません。探せるのはセルの文字だけです。金額で探すより、取引先名や品名で探してください。
- 古い形式（.doc・.xls・.ppt）の中身は読みません。名前では探せます。
- スキャンした画像だけの PDF、写真の中の文字は読みません。
- 最初の索引づくりには、ファイルの数に応じて時間がかかります（裏で行うので、その間も使えます）。
共有フォルダの Excel・Word を、中身で探してみてください
FolderOS は Microsoft Store から無料で入手でき、ログインも要りません。索引はパソコンの中に作るので、書類を別の場所へ移す必要はありません。
見つけやすくする、ちょっとした工夫
- Excel の1行目に見出しを入れる：「取引先」「品名」など、探すときに使う言葉が文字で入っていると見つかりやすくなります。
- 新しい形式（.xlsx・.docx）で保存する：古い形式は中身を探せないソフトが多いためです。
- ファイル名にも、探す言葉を入れる：名前の検索は、中身の検索よりさらに速く確実です。
まとめ
- パソコンの中の書類は、Windows の検索で Excel・Word の中身まで探せる。
- Google ドライブや NAS の書類は索引に入らないので、エクスプローラーの中身の検索は遅い。
- 共有フォルダで毎日探すなら、中身まで手元に索引を作るソフトを使う。Excel は文字のセルだけが対象なので、取引先名や品名で探す。