Folder「議事録や見積書を AI に要約させたい。でも、会社の書類を外のサービスに送って大丈夫なのか」。中小企業で AI を使い始めるとき、いちばん多いご相談がこれです。
結論：書類を一切外に出したくないなら、パソコンの中で動く AI（ローカル AI）を使います。速さや賢さが必要で外に送ってもよい書類なら、送った内容を学習に使わない約束のクラウドの AIを、会社として契約して使います。大事なのは「どの書類を、どの AI に送ってよいか」を社内で決めておくことです。
心配なのは「学習」と「保管」
AI に書類を送るときに気にするべきことは、主に2つです。
- 学習に使われるか：送った内容が、AI の改良に使われるかどうか。サービスや契約の種類によって違います。
- どれだけの間、保管されるか：学習に使わない場合でも、不正利用の監視などのために一定期間保管されることがあります。
3つの選び方
| 書類が外に出るか | 費用 | 速さ・賢さ | |
|---|---|---|---|
| パソコンの中で動く AI 例：Ollama で動かす Gemma | 出ない | 無料（パソコンの容量を使う） | クラウドより遅く、難しい依頼は苦手 |
| 学習に使わない約束のクラウドの AI 例：Anthropic・OpenAI の API | 出る（学習には使われない・一定期間保管） | 使った分だけ | 速く、賢い |
| 無料のクラウドの AI | 出る（学習に使われることがある） | 無料 | 速い |
1. パソコンの中で動く AI（ローカル AI）
AI の本体をパソコンに入れて動かす方法です。代表的なのが無料の Ollama で、Google の Gemma などの AI を動かせます。書類はパソコンの外へ一切出ません。
- 必要な容量の目安：Ollama のインストーラー 約1.6GB ＋ AI の本体（Gemma 3 の 4B）約3.3GB、合わせて約5GB。
- 速さの目安：私たちのパソコンで書類1つを要約させたところ、最初の1回は 27〜39 秒、2回目は 7 秒でした（パソコンの性能で大きく変わります）。
- 向いている依頼：要約、期限や金額の拾い出し、フォルダの中身の説明など、短く決まった依頼。
2. 学習に使わない約束のクラウドの AI
会社として API（開発者向けの契約）を使う方法です。2026年10月時点の各社の規約では、次のとおりです。
- Anthropic（Claude）の API：送った内容を学習に使わない（商用規約）。
- OpenAI（ChatGPT）の API：本人が許可しない限り学習に使わない。不正利用の監視のため最長30日保管（OpenAI のデータの扱い）。
- Google（Gemini）の API：無料枠では学習に使われ、人が読むこともあります。有料枠（請求先を設定した鍵）では使われません（Gemini API の料金表）。
※ 規約は変わることがあります。使う前に、必ず各社の最新の規約をご確認ください。
3. 無料のクラウドの AI に、会社の書類を貼らない
個人向けの無料サービスに書類をそのまま貼り付けると、設定によっては学習に使われます。社員がそれぞれ思い思いの AI を使い始める前に、「会社の書類はこの AI だけ」と決めておくのがいちばんの対策です。
社内ルールの例
- 契約書・人事・お客様の個人情報 → パソコンの中の AI だけ
- 社内の議事録・企画書 → 会社で契約した、学習に使わないクラウドの AI まで
- 公開済みの資料 → どの AI でもよい
FolderOS（フォルダーOS）での使い方
FolderOS は、会社の共有フォルダをエクスプローラーと同じ手つきで見られる Windows 向けのソフトです。ファイルやフォルダを右クリックして「AI に頼む」から、AI に書類を読ませられます。
- パソコンの中の AI がそのまま使える：Ollama が入っていなければ、入れ方を画面で案内します（入れるのはご自身です）。「要約する」「期限を拾う」「フォルダの説明を書く」は、パソコンの中の AI を選んでいれば外へ送りません。
- どこで読んだかを毎回表示：答えには「この PC の中だけで読みました。書類は外に送っていません」のように、送ったかどうかが必ず1行出ます。
- AI が読めるのは「会社フォルダ」に登録した場所だけ：デスクトップや個人のフォルダを、AI が勝手に読むことはありません。
- 元の書類は書き換えない：答えは会社フォルダの中に1枚ずつ残るので、ほかの社員も同じ答えを読めます。
- 数字はソフトが数える：ファイルの数や更新日時は FolderOS が数えた値を出し、AI に計算させません。
書類を外に出さずに、AI に要約させてみてください
FolderOS は Microsoft Store から無料で入手でき、ログインも要りません。パソコンの中の AI だけで使えます。
まとめ
- 心配なのは、送った書類が「学習に使われるか」と「どれだけ保管されるか」。
- 一切外に出したくないなら、パソコンの中で動く AI（Ollama など）。
- クラウドを使うなら、学習に使わない約束の API を会社として契約し、無料サービスに書類を貼らないルールを決める。